各学院（书院）：

为进一步规范学生住宿管理，压实学生教育管理责任，学校实行校内集中住宿管理，原则上不允许学生校外住宿。学生确因特殊情况、符合校外住宿条件需在校外居住的，须严格依规完整办理校外住宿审批手续；未按规定完成审批擅自校外住宿的，将依据学校相关规章制度予以处置。校外住宿办理标准、流程须严格遵照《河南工业大学学生校外住宿管理办法（试行）》执行，现将有关要求通知如下：

一、学生申请校外住宿，应当符合下列条件之一：

（一）家庭经济特别困难，且家庭租住或居住学校附近（五公里以内），自愿走读者，根据具体情况，提供房产证明、户口本、本人或相关人员身份证、租房协议、暂住证明等相关材料，方可申请走读；

（二）校教职工直系亲属可申请走读；

（三）患病处于治疗期间或行动不便需家人陪护者，凭三甲医院证明方可申请校外住宿；

（四）研究生因科研及试验需要，外派学习者（需提交指导教师及学院分管院长签字的证明、所到单位接收证明）；

（五）研究生导师为我校兼职指导教师，论文阶段需研究生就近接受指导者（导师签订明确意见）;

（六）经学校同意，联合培养的研究生按照学习计划，需到合作培养单位从事学习者（出具联合培养协议）；

（七）其他特殊情况。

二、学工系统需上传材料（全部为必填/必传项）

学生进入学工系统“日常事务”-“校外住宿申请”-“我要申请”填写外宿信息。若学生登录学工系统不显示“校外住宿申请”，需要学生首先完成基础信息完善，并通过院、校审核才可进行操作。

（一）校外住宿申请表。本学年外宿申请起止日期统一选择2026年9月1日-2027年8月31日，其他时间段申请一律不予受理。学生完成外宿信息在线填写后，通过“校外住宿申请表”中的“一键生成申请表”打印后，完成学生本人、家长、研究生导师手写签字后，以jpg图片格式或PDF格式上传。

（二）家长知情同意书。在申请页面“家长知情同意书”栏下载模版，填写完成并由家长手写签名后，以jpg图片或PDF格式上传。

（三）相关证明材料。依据申请条件，对应学生自身外宿事由，以jpg图片格式或PDF格式提交相关证明材料。

三、工作要求

（一）外宿材料签名要求：家长、研究生导师需充分知晓校外住宿安全、管理相关风险，相关签字部分均须学生本人、家长、研究生导师手写签字，其它如输入签名及粘贴电子签名等一律不予通过。

（二）办理周期限制：校外住宿审批按完整学年办理，实行一年一申请、一年一审批制度。开学后及学期中途原则上不再受理外宿申请，不接受阶段性短期外宿、事后补办申请。外宿审批通过后，本学年内学校不再为学生提供校内宿舍安排。

（三）学院审核及办理时间要求：审核时，点击“不通过”后，学生不可再次提交该条申请；点击“退回”后，学生可修改信息再次提交。请各学院按照通知要求，严格审核学生提交的外宿申请材料，对于签名处非亲笔签名、申请材料缺失等要退回学生修改，并于2026年6月30日前完成辅导员、学院副书记两级院系审核。

（四）宿舍注销备案要求：外宿申请经辅导员、学院副书记、学生处审核通过后，在后勤服务中心终审前，学生本人须前往宿管处备案并上交宿舍钥匙，注销住宿信息，后勤服务中心在学工系统审核通过后，外宿即办理成功。

附件：河南工业大学学生校外住宿管理办法（试行）

                                 学生处

2026年6月23日